Какое количество бухгалтеров должно быть на предприятии. Кто часто отвечает

Вопрос: Подскажите, есть ли какие-то нормативы по численности сотрудников бухгалтерии. Например на 100 человек сотрудников -1 бухгалтер. Мне как-то надо убедить руководителей, что при сокращении 1 штатной единицы, нагрузка на остальных бухгалтеров возрастет очень сильно, И нам трудно будет справляться с тем же объемом работ меньшим составом. Но все таки хочется приводить не только свои доводы. Нужная статья должна появиться в сентябрьском номере журнала "Главбух", Но нужно срочно. Может что-то подскажите? Я уже подсчитала среднемесячное количество обрабатываемых документов и бухгалтерских операций, но для убедительности привязать их не к чему.

Ответ: Да, действуют Межотраслевые нормативы по труду , которые могут быть использованы при определении численности сотрудников бухгалтерии ().

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности предназначены для определения и обоснования необходимой численности работников, установления должностных обязанностей, распределения работы между исполнителями.

Нормативы времени по бухгалтерскому учету охватывают все виды бухгалтерских работ, выполняемых без использования программных технических средств (п. 1.5 Нормативов, утвержденных Постановлением Минтруда России от 26.09.1995 № 56). Т.е. без использования компьютеров .

Штатная численность работников определяется по формуле:
, где:


, где:

Кроме того, численность бухгалтеров зависит от перечня функций , возложенных генеральным директором на бухгалтерию. Одно дело просто вести бухгалтерский и налоговый учет, а другое дело - еще и управленческий, и кадровые вопросы, и юридические вопросы, и дебиторскую задолженность контролировать, и документы из контрагентов правильные выбивать.

Если мы хотим определить оптимальную численность бухгалтерии, нам нужно разобраться не только в перечне продуктов бухгалтерии, но и в объеме операций, связанных с изготовлением этих продуктов .

Третье, от чего иногда очень серьезно зависит численность бухгалтерии, - это уровень эффективного использования рабочего времени сотрудников . Сюда относится и уровень автоматизации, механизации и технологичности (чем больше ручного труда, тем ниже эффективность), а также просто элементарная дисциплина и правильная мотивация. Все перечисленные в этом абзаце вещи очень важны для наведения порядка в бухгалтерии, и поэтому мы будем очень подробно о них говорить в следующих главах. Забегая вперед, скажу лишь, что если рост объема операций в бухгалтерии сопровождается правильной автоматизацией работы, то увеличения численности может и не потребоваться.

При этом определенная тенденция в соотношении численности бухгалтеров и сотрудников компании все-таки есть. На Рис. 2 приведена таблица, составленная на одном из семинаров, на которой эта зависимость очень наглядно видна. Смотрите: 3000 сотрудников - 0,8% бухгалтеров, 11500 - 0,9%, 150 человек - уже 3,3%, а где 50 - там и 4%, и 6%, т.е. в разы больше.

И наоборот, чем меньше численность - тем больше процент, и это не случайно. Это уже тренд. Почему так получается? Потому, что чем больше у нас сотрудников, тем проще нам более равномерно распределить нагрузку между бухгалтерами.

Возьмем, например, участок расчета заработной платы. Один бухгалтер по зарплате («зарплатчик») в среднем может в месяц обработать порядка 300 сотрудников. Получается, что в компании, где 300 человек, должен быть 1 зарплатчик, а в компании, где 3000 - 10 зарплатчиков, или 0,3% от численности. И при этом они все загружены полностью, под завязку.

А если в компании всего 50 человек? Там тоже должен быть 1 зарплатчик, что составляет уже целых 2% от численности. При этом он работает в среднем по полдня, а еще на полдня чем его загрузить? Дать ему дополнительно участок основных средств? Может, получится, а может, и нет - это достаточно специфический участок. Где найти такого разнопланового специалиста? Это выливается в то, что у небольших компаний остается два пути: либо держать бухгалтеров на каждом участке с резервом рабочего времени, либо пытаться идти по варианту «и швец, и жнец, и на дуде игрец», когда на каждого из бухгалтеров вешается по нескольку участков.

Второй вариант менее предпочтителен, чем первый по двум причинам. Во-первых, как показывает практика, очень существенно начинает страдать качество работы. Во-вторых, чем меньше компания, тем более болезненной каждый раз становится ситуация с увольнением кого-либо из бухгалтеров.

Постановление Минтруда России от 26.09.1995 № 56

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности предназначены для определения и обоснования необходимой численности работников, установления должностных обязанностей, распределения работы между исполнителями и рекомендуются для применения в бюджетных организациях.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени разработаны Центральным бюро нормативов по труду при Всероссийском центре производительности Министерства труда Российской Федерации от 26 сентября 1995 года № 56.

ЧАСТЬ 1. ОБЩАЯ ЧАСТЬ

1.1. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности рекомендуются к применению в бюджетных организациях для определения и обоснования необходимой численности работников, установления их должностных обязанностей и распределения работы между исполнителями.

1.2. В основу разработки нормативов времени положены:
фотографии (самофотографии) рабочего времени, хронометражные наблюдения и экспертная оценка;
материалы изучения существующей организации труда и прогрессивных методов работы сотрудников бухгалтерии;
данные оперативного учета и отчетности.
Сборником предусматривается применение документов по бухгалтерскому учету и отчетности, утвержденных Министерством финансов Российской Федерации.

1.3. Сборник содержит нормативы времени в минутах на принятую единицу измерения объема работы.

1.4. Нормативы времени разработаны на следующие виды бухгалтерских работ:
учет основных средств, учет материальных запасов, учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов, учет затрат на производство и другие цели, учет денежных средств, учет внутриведомственных расчетов по финансированию, учет расчетов денежных и кредитных операций, учет расходов, учет финансирования из бюджета, учет фондов и средств целевого назначения, учет реализации продукции, учет доходов, учет краткосрочных ссуд из бюджета, учет средств, переданных и полученных, учет результатов исполнения бюджета, учет забалансовых счетов, учет кассовых операций, составление отчетности.
На работы, носящие разовый характер и не учтенные в нормативах времени, применяется К = 1,1 к трудоемкости работ, рассчитанной по нормативам.

1.5. Нормативы времени по бухгалтерскому учету охватывают все виды бухгалтерских работ, выполняемых без использования программных технических средств.

1.6. Наименование должностей в настоящем сборнике указано в соответствии с действующим тарифно-квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих. Выполнение работ исполнителями другого должностного наименования не может служить основанием для каких-либо изменений нормативов времени.

1.7. Нормативы времени, приведенные в нормативной части сборника, установлены для наиболее распространенных организационно-технических условий выполнения работ по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности.

1.8. На работы, не предусмотренные сборником, а также при внедрении более совершенной, чем это предусмотрено в нормативах времени, организации труда, следует разрабатывать методом технического нормирования и вводить в установленном порядке местные нормативы, соответствующие более высокой производительности труда.

1.10. Расчет общей трудоемкости работ, выполняемых работниками бухгалтерии, проводится по направлениям их деятельности по формуле:
, где:
То - общая трудоемкость работ, выполняемых в бухгалтерии;
Тр - затраты времени на соответствующее направление деятельности, охваченное нормативами;
n - количество видов выполняемых работ;
К - коэффициент, учитывающий трудоемкость работ, носящих разовый характер и не охваченных нормативами.

1.11. Затраты времени на соответствующий вид нормируемых работ рассчитываются по формуле:
, где:
Нвр - норма времени;
Vi - объем работы i-го вида, выполняемый в течение года.

1.12. Штатная численность работников определяется по формуле:
, где:
Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год (принимается 1910 час);
Кн - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников во время отпуска, болезни и т.п., определяемый по формуле:
, где:
% планируемых невыходов определяется по данным бухгалтерского учета.

Приложение

Пример расчета штатной численности структурного подразделения бухгалтерии по нормам за год/Участок-Учет основных средств/

NN п/п Состав работы Номер позиции Норматив времени в мин. Объемы работ в единицах измерения Формула расчета Трудозатраты в чел.-час.
1 2 3 4 5 6 7
1. Выписка данных о наличии основных средств в инвентаризационной описи и сличительной ведомости по инвентаризации основных средств. 3.1.1. 3 6000 300
2. Отражение движения основных средств в оборотной ведомости по учету движения основных средств. Анализ полученных результатов. Ведение журнала ордера соответствующей формы. 3.1.2. 25 6000 2500
3. Начисление амортизационных отчислений за месяц с учетом ввода и выбытия основных средств. Ведение журнала ордера соответствующей формы 3.1.3. 15 2500 625
4. Составление оборотной ведомости по износу основных средств. Запись суммы износа в мемориальном ордере в книге "Журнал-главная". 3.1.4. 15 460 115
Итого: 3540

Общая трудоемкость работ (То), выполняемых подразделением (группой), равняется 3540 чел.-час.:

Бухгалтерия без авралов и упреков

2.3 Соотношение общей численности компании и численности бухгалтерии

Очень часто главные бухгалтеры задают вопрос, какое должно быть оптимальное количество бухгалтеров в компании в зависимости от количества сотрудников в целом. Из-за популярности этого вопроса я даже стал делать на семинарах опросы по этому поводу и собирать статистику.

«Понятно, - говорят мне участники, - что сравнивать производственную и торговую компанию нельзя, но вот, например, для оптовой торговли какое соотношение - 5%, 10%, может 15%?» На что я всегда отвечаю, что если бы «вилка» в разных компаниях одной сферы деятельности была бы плюс-минус процент, то я мог бы назвать эту цифру. Но собираемая статистика показывает, что разница в похожих на первый взгляд компаниях огромна - буквально в разы. В одной торговой компании - 5%, в другой - 15, а то и 20%, то есть в несколько раз больше. Почему так происходит?

Все очень просто. Численность бухгалтеров зависит от перечня функций, возложенных генеральным директором на бухгалтерию. Мы уже говорили о том, что этот перечень может быть различным, и эти различия могут быть очень существенными. Одно дело просто вести бухгалтерский и налоговый учет, а другое дело - еще и управленческий, и кадровые вопросы, и юридические вопросы, и дебиторскую задолженность контролировать, и документы из контрагентов правильные выбивать.

Второй по популярности вопрос: «А как зависит численность бухгалтерии от выручки компании? Как должна измениться численность, если выручка за последний год выросла, например, с 200 тыс. рублей в день до 2 млн.?». Давайте посмотрим. Мы могли раньше выставлять один счет, например, «Газпрому», на 200 тысяч, а сейчас выставляем такой же счет, но на 2 млн. Численность должна измениться? Безусловно, нет. А другая компания, чтобы 200 тыс. заработать, должна была выставлять 20 тыс. счетов по 10 руб. каждый. А когда выручка выросла до 2 млн., количество счетов выросло до 200 тысяч. И численность бухгалтеров при этом должна вырасти существенно. То есть, зависимость численности существует не от суммовых показателей, а от трудоемкости выполняемых операций.

Таким образом, если мы хотим определить оптимальную численность бухгалтерии, нам нужно разобраться не только в перечне продуктов бухгалтерии, но и в объеме операций, связанных с изготовлением этих продуктов.

И еще один немаловажный момент. Третье, от чего иногда очень серьезно зависит численность бухгалтерии, - это уровень эффективного использования рабочего времени сотрудников. Сюда относится и уровень автоматизации, механизации и технологичности (чем больше ручного труда, тем ниже эффективность), а также просто элементарная дисциплина и правильная мотивация. Все перечисленные в этом абзаце вещи очень важны для наведения порядка в бухгалтерии, и поэтому мы будем очень подробно о них говорить в следующих главах. Забегая вперед, скажу лишь, что если рост объема операций в бухгалтерии сопровождается правильной автоматизацией работы, то увеличения численности может и не потребоваться.

При этом определенная тенденция в соотношении численности бухгалтеров и сотрудников компании все-таки есть. Какая? На семинарах мы с участниками в процессе знакомства расписываем сферы деятельности компаний, количество бухгалтеров и всех сотрудников компании, а также их процентное соотношение. На Рис. 2 приведена таблица, составленная на одном из семинаров, на которой эта зависимость очень наглядно видна. Смотрите: 3000 сотрудников - 0,8% бухгалтеров, 11500 - 0,9%, 150 человек - уже 3,3%, а где 50 - там и 4%, и 6%, т.е. в разы больше.

Рис. 2 Соотношение общей численности компании и численности бухгалтерии

Чем больше численность сотрудников компании, тем меньше процент бухгалтеров, и наоборот, чем меньше численность - тем больше процент, и это не случайно. Это уже тренд. Почему так получается? Потому, что чем больше у нас сотрудников, тем проще нам более равномерно распределить нагрузку между бухгалтерами. Возьмем, например, участок расчета заработной платы. Один бухгалтер по зарплате («зарплатчик») в среднем может в месяц обработать порядка 300 сотрудников. Получается, что в компании, где 300 человек, должен быть 1 зарплатчик, а в компании, где 3000 - 10 зарплатчиков, или 0,3% от численности. И при этом они все загружены полностью, под завязку. А если в компании всего 50 человек? Там тоже должен быть 1 зарплатчик, что составляет уже целых 2% от численности. При этом он работает в среднем по полдня, а еще на полдня чем его загрузить? Дать ему дополнительно участок основных средств? Может, получится, а может, и нет - это достаточно специфический участок. Где найти такого разнопланового специалиста? Это выливается в то, что у небольших компаний остается два пути: либо держать бухгалтеров на каждом участке с резервом рабочего времени, либо пытаться идти по варианту «и швец, и жнец, и на дуде игрец», когда на каждого из бухгалтеров вешается по нескольку участков.

Сразу скажу, второй вариант менее предпочтителен, чем первый по двум причинам. Во-первых, как показывает практика, очень существенно начинает страдать качество работы. Во-вторых, чем меньше компания, тем более болезненной каждый раз становится ситуация с увольнением кого-либо из бухгалтеров.

На один из последних семинаров пришел генеральный директор, у которого была, по большому счету только одна проблема: «Что мне делать с моим главным бухгалтером? Как мне проконтролировать, все ли он делает, что нужно, и насколько правильно, если я сам вообще ничего в бухгалтерии не понимаю? И вообще, он может в любой момент уволиться, и что я тогда буду делать?». И это действительно очень распространенный и очень больной вопрос.

Часто бывает, что все вроде бы хорошо, но когда старый бухгалтер увольняется, а на его смену приходит новый, то выясняется много не очень приятных вещей. Например, оказывается, что целый год не начислялась амортизация на основные средства. Должна была начисляться ежемесячно, а на самом деле - не начислялась вообще. Или отчетность сдавалась во все фонды, кроме фонда занятости. Или приходит проверка и начисляет пени и штрафы «по полной программе».

Компания у этого генерального директора была небольшой - всего 8 человек. Я ему отвечаю: «Что делать? В идеале - взять еще одного бухгалтера в штат. Это позволит, с одной стороны, не очень расслабляться главному бухгалтеру, так как его работа сразу становится на виду у его помощника, а с другой стороны - воспитать преемника, который останется в компании в случае увольнения старого бухгалтера. Понимаю, накладно, но тут надо выбирать что лучше - продолжать рисковать, экономя на заработной плате, и получить потом недешевый сюрприз в виде выездной проверки, или же платить немного больше, но зато спать гораздо спокойнее». Еще один выход для таких компаний - передача бухгалтерской функции на аутсорсинг, о котором мы будем говорить позднее более подробно.

Таким образом, крупные компании находятся в этом смысле в некотором выигрыше. Они имеют больше возможностей оптимизировать расходы на содержание бухгалтерии, в то время как небольшие компании вынуждены переплачивать или жертвовать качеством и подвергаться большему риску.

Так что, уважаемые генеральные директоры, если хотите меньше зависеть от кадров, растите свой бизнес и свои компании! А вы, уважаемые главные бухгалтеры, если хотите того же самого, устраивайтесь на работу в крупные компании, ведь коллективом в 25 человек руководить гораздо проще, чем коллективом в 5 человек, так как возможностей для маневра гораздо больше. Если уволится 1 человек из 25 - это, конечно, проблема. Но если уволится 1 из 5 - эта проблема гораздо серьезнее.

Отвечает Ольга Прыгова,

заместитель управляющего отделением ПФР по г. Москве и Московской области

«Заполняйте графу 14 раздела 3 только по тем сотрудникам, которые уволились 31 декабря 2018 года. По новым правилам поставьте в графе 14 дату увольнения, а не символ «Х». Подробнее, как отразить в СЗВ-СТАЖ сведения об уволенных сотрудниках, читайте в рекомендации.»

Расчет штатной численности производится с учетом особенностей структуры организации, функций и уровней управления. Узнайте, как определить штатный состав, какие формулы применить.

Из статьи вы узнаете:

Что такое штатная численность работников: определение

Расчет штатной численности работников необходимо проводить в целях оптимизации количества сотрудников. Чтобы затраты на персонал не превысили нормы, а организация смогла получать стабильную прибыль, рационально применять отраслевые нормы, рассчитанные специалистами НИИ.

На основании расчета штатной численности определяются такие показатели, как:

количество времени, необходимое сотрудникам соответствующей специальности и квалификации на выполнение работ определенной сложности;

количество работников, которые должны быть задействованы в конкретном подразделении компании.

Общее количество затрат за год/ч

Нормативный фонд рабочего времени каждого сотрудника за один год в часах

Коэффициент невыходов во время очередного отпуска, болезни и т.д.

Нормативный фонд рабочего времени условно принимается за две тысячи часов. Эти рекомендации расчетов приведены для бюджетных организаций. Но норматив расчета штатной величины может применяться и коммерческими организациями. Соответствующими законами и постановлениями нормативы утверждены для работников:

  • юридических служб;
  • финансовых служб;
  • бухгалтерий;
  • служб охраны труда;
  • военно-учетных столов;
  • прачечных;
  • котельных;
  • оздоровительных комплексов и т.д.

Как проводится расчет штатной численности работников

Штатная численность работников – это количество персонала соответствующей специальности и квалификации, достаточное для выполнения поставленных задач. При определении нормативной величины необходимо использовать простую формулу:

  • V является плановым объемом работ, цифры запрашивают у руководителей подразделения;
  • Фрв относится к фонду рабочего времени на соответствующий планируемый период. В среднем годовой фонд времени при 40-часовой неделе составляет 2004 часа, месячный равен 176 часов;
  • Впл указана плановая выработка в расчете на одного работника. Запросить показатели можно у руководителей отделов;
  • Квн учитывает плановый коэффициент по выполнению норм. Определяют показатели в соотношении плановой выработки определенного периода в текущем году и фактической выработки аналогичного периода предыдущего года. Показатели запрашивают у руководителей структурных подразделений.

Пример

В отделе продаж работало 15 человек. Генеральный директор предприятия счел, что это много для небольшой компании, и попросил директора по персоналу просчитать и определить, возможно ли сократить штат соответствующего подразделения. HR-директор воспользовался стандартной формулой: Н = V: (Фрв × Впл × Квн). В качестве основ планового объема показателя V был использован объем продаж, запланированный на период с января по ноябрь 2017 года. Цифра составила 1 264 710 000 руб. Фонд рабочего времени по показателю Фрв с января по ноябрь 2017 года составил 1803 часа. Плановая выработка в расчете на одного специалиста по показателям Впл за учетный период составила 66 699 руб. При этом фактическая выработка за учитываемый и сопоставляемый аналогичный период предыдущего 2016 года равна 60 305 рублей. Плановый коэффициент по выполнению норм показателей Квн был рассчитан следующим образом: 66 699: 60 305 = 1,11. Эти показатели подставили в стандартную формулу и получили соответствующий результат: 1 264 710 000: (1803 × 66 699 × 1,11) = 9 человек. Цифра прямо показывала, что штатная численность превышена, и персонал необходимо сокращать.

Читайте также:

Норматив штатной численности бухгалтерии

Расчет штатной численности бухгалтерии проводится с учетом соответствующих отраслевых норм. При определении количества бухгалтеров учитывается нормативная численность работников предприятия и всех структурных подразделений. Для каждого диапазона измерения используют разные расчетные зависимости и применяют специально разработанные формулы. Учитывается и специфика работа каждого предприятия и такие показатели, как:

  1. число обслуживаемых структурных подразделений;
  2. коэффициенты удельного веса по бухгалтерскому учету.

Штатная и фактическая величина работников – это две разных единицы. В каждом диапазоне применяются разные зависимости расчетных данных. Если на предприятии проводятся специфические виды учета, результаты численности бухгалтеров будут существенно отличаться, чем при типовых видах работ.

Как определить численность штатного персонала организации и подразделений

Расчет штатной величины проводится с учетом того, что нормативное количество работников является идеалистическим положением вещей. В нормативах не учитывается, что сотрудники периодически болеют, уходят в очередной отпуск и т.д. работодателю необходимо определить, какое количество человек потребуется для замены временно отсутствующего персонала. Для ответа на этот вопрос необходимо определение списочной величины. Показатели определяют по формуле:

Н – это нормативная численность работников;

Кн отражает плановый коэффициент невыходов на работу. Показатель вычисляется по следующей формуле: Кн = 1 + Дн. При этом Дн определяющая доля нерабочего времени в общем фонде всего рабочего времени, рассчитанному по производственному календарю. Показатели определяются как общая сумма часов невыходов, поделенная на расчетное общее количество всех рабочих часов в соответствующий указанный период.

Пример

Директор по персоналу рассчитал нормативную численность отдела продаж. Получилась цифра 9. Для исчисления списочной численности был определен плановый коэффициент невыходов – Кн, начиная с января по ноябрь 2017 года. Учитывались следующие данные: количество нерабочих дней в течение года – 49, из них 28 дней плановый отпуск, плюс 7 дней без сохранения зарплаты в соответствии с Трудовым кодексом и плюс 14 дней норматив больничных листов, это 392 часа при учете 8-часовой недели. Доля всех нерабочих часов по формуле Дн составила: 392 часа (невыходы): 1 803 часа (учет общего количества рабочих дней). Результат был равен 0,22. Коэффициент невыхода в январе-ноябре: 1 + 0,22 = 1,22. Необходимая штатная численность равна 9 × 1,22 = 11 сотрудников.

Обратите внимание! Понятие штатная численность ближе соответствует действительности, чем нормативная, которая всегда при расчетах получается значительно ниже. При экономии бюджета на оплату труда рационально выбирать средний показатель.

От каких показателей зависит структура и штатная величина

Структура и штатная величина – два сопоставимых понятия. При исчислении штатного количества работников всегда стоит учитывать структурные особенности организации. Необходимо выявить диспропорции между количеством руководящего состава и рядовых сотрудников:

посмотреть, какое количество персонала обслуживает каждый бухгалтер, экономист, юрист;

определить количество производственных отделов, обслуживающих подразделений;

число подчиненных у каждого руководителя.

Норматив штатной величины, исходя из эффективности управления, составляет:

для руководителей верхнего уровня – от трех до пяти;

для среднего звена – от семи до девяти.

Эти нормы на протяжении длительного времени применяются на предприятиях всех форм собственности. Они разработаны французским ученым Грайкунасом и признаны во всем мире классическими. Если количество подчиненных превышает указанные нормативы, уровень управления штатной численностью резко падает.

Предельная штатная численность учреждения рассчитывается по формулам с учетом рентабельности и экономической оправданности. Важно, чтобы показатели нормативной и штатной численности соответствовали оптимальному количеству, необходимому для успешного выполнения поставленных задач.

Рекомендации по обоснованию штатной численности организации

Алина Малышева, директор по персоналу компании «Солта-Инвест» рекомендует:

Когда в компании подводили итоги за год, генеральный директор запросил у финансового директора данные о том, сколько средств потратило каждое подразделение. Руководитель организации заметил, что HR-служба, которая ничего не производит и не продает, за прошлый год обошлась компании немногим дешевле, чем отдел маркетинга. У гендиректора возник вопрос: из чего складываются расходы службы персонала. HR-директор пообещал составить бюджет на свою службу, но столкнулся с проблемой. В журналах и в Интернете много публикаций про бюджет на персонал в целом, а про бюджет HR-службы почти ничего нет. Я решила дать коллеге советы, чтобы предлагаемые размеры расходов не вызвали возражений у бюджетной комиссии.

Уточните у гендиректора планы по развитию компании и ожидания от HR-службы. Учитывая это, разрабатывайте бюджет

Выясните, каковы планы компании по изменению численности персонала. Если компания собирается расширяться, то Вам потребуется принимать на работу новых рекрутеров и менеджеров по развитию, обучать руководителей подразделений навыкам проведения интервью, налаживать работу с вузами, расширять присутствие компании на сайтах поиска работы. Заложите эти расходы в бюджет HR-службы.

Затем уточните, какие приоритетные задачи руководитель компании ставит перед Вашим подразделением на следующий год. Чем доволен или не доволен гендиректор в работе с персоналом? Есть ли у него пожелания по изменению соцпакета или системы мотивации либо информация об опыте других компаний, который, по его мнению, стоит перенять? Ответы на эти вопросы помогут составить бюджет для HR-службы, который будет соответствовать потребностям бизнеса. А значит, такой бюджет будет легче защитить.

Важные выводы

  1. Составляя бюджет на HR-службу на будущий год, уточните у директора: планирует ли он расширение компании. Если да, то заложите в бюджет расходы на увеличение штата HR-службы и на обучение менеджеров.
  2. В статье расходов на обучение в первую очередь предусмотрите затраты на обучение специалиста по охране труда и C&B-менеджера, если они есть в штате HR-службы.
  3. К защите подготовьте три версии бюджета: оптимистичный, пессимистичный и оптимальный. И держите в голове «план минимум» - расходы, от которых нельзя отказаться ни при каких условиях.

Скачать бланк

Штат предприятия – это то количество людей, которое может обеспечить нормальное функционирование компании и обеспечить ее прибыльность. На разных стадиях развития деятельности может потребоваться разное количество персонала. Не стоит забывать и о специфике, которая играет важно место при формировании не только количества работников, но и пропорциональное распределение между ними. И далее кратко о том, какие есть нормативы численности рабочих, руководителей, специалистов и служащих.

Нормативная численность работников службы бухгалтерии

Для начала необходимо отметить, что сейчас каждое предприятие имеет право самостоятельно в зависимости от своих потребностей формировать штат специалистов, не придерживаясь никаких регламентов и рекомендаций. Исключения составляют бюджетные учреждения, финансируемые из федерального и регионального бюджетов, и соответственно имеющие ограничение по финансам.

Если речь идет о службе бухгалтерии, то здесь есть установленные межотраслевые нормы времени для работников бухгалтерии, где прописаны нормы на провидение каждого вида бухгалтерских работ с учетом участка учета. В этом документе есть 9 разделов, каждый их которых посвящен учету основных средств, заработной платы и т.д., вплоть до составления отчётной документации. Зная такие нормы и беря их во внимание, можно рассчитать и количество необходимых бухгалтеров.

Использовать можно следующую формулу:

Ч нормативная = (ТЗо/Фр)*Кн,

Ч нормативная – это то количество сотрудников бухгалтерии, которое необходимо рассчитать;

ТЗо – это те затраты времени в общем, которые необходимы на весь объем выполнения работ службой бухгалтерии;

Фр – это фонд рабочего времени одного сотрудника;

Кн – это запланированный в штатном расписании коэффициент невыходов на работу каждого работника.

Если говорить о ТЗо, затратах времени, которые необходимы для выполнения работ, то здесь есть два варианта:

  1. Использовать при нормативе расчета штатной численности бухгалтеров те нормативы трудозатрат, которые прописаны документально на каждый вид работ;
  2. Использовать не установленные нормы трудозатрат, а самостоятельно их определять с помощью фотографирования рабочего дня, и потом определить уже норматив численности работников.

И тот и другой вариант имеет место быть, поскольку может использоваться на разных стадиях работы компании. Так, если компания только начинает свою деятельность и еще невозможно провести фотографирование рабочего дня сотрудника на весь расчетный период, то тогда используются прописанные нормативы. Если же организация уже работает, и необходимо оптимизировать штатный состав, то тогда используют второй вариант.

Это происходит примерно так: анализируются сведения о численности и заработной плате работников, например, сколько времени необходимо бухгалтеру для начисления заработной платы на 1 сотрудника. Умножают это время на количество сотрудников, а потом еще на периодичность выполняемых работ. Например, на 1 сотрудника необходимо 10 минут для начисления заработной платы, значит на 10 сотрудников трудозатраты составят 100 минут. Зарплата начисляется два раза в месяц: аванс и выплата остатка, то есть бухгалтеру необходимо в месяц 200 минут, за год это время составляет 2400 минут или 40 часов, или 5 рабочих дней при пятидневной рабочей неделе.

Так может подсчитываться трудозатраты за каждым видом работ, которые осуществляются бухгалтером. Напомним, что время установлено и межотраслевыми нормативами (его всегда можно уточнить).

Главная задача после определения трудозатрат определить фонд рабочего времени одного сотрудника, то есть найти Фр. Для этого необходимо определить рабочий график такого сотрудника, определить продолжительность его отпуска, а также график его работы. И потом с учетом производственного календаря произвести такой расчет, не учитывая выходные и праздничные дни.

Последнее, что необходимо сделать при расчете норматива численности персонала такого вида, это определить Кн. Он рассчитывается по следующей формуле:

Кн = 1+Вр/(Фс*Чср), где:

Вр – это то время, которое сотрудник или группа сотрудников внепланово не отработала в организации. Может рассчитываться как на основании всех категорий, так и с учетом только отдела бухгалтерии;

Фс – фонд рабочего времени, который запланирован на одного работника;

Чср – среднесписочная численность работников за период расчета.

Следует отметить, что не всегда такой коэффициент возможно посчитать, поскольку на начальном этапе работы не всегда можно реально оценить количество невыходов персонала. Тогда такой коэффициент автоматически равен 0. Когда все данные известны, тогда норматив численности работников бухгалтерии возможно рассчитать.

Напомним, что если организация бюджетная, то тогда используются утвержденные нормативы как времени на работу, так и межотраслевые нормативы количества персонала.

Для других категорий персонала

Часто можно встретить вопрос о том, какое количество штата должно быть в службе охраны труда. Следует отметить, что это также может быть индивидуально, а могут использоваться межотраслевые нормативы численности работников службы охраны. При этом стандарты такого плана в каждой конкретной отрасли индивидуальны и зависят от направления и сферы самой промышленности и т.п.

По такому документу на предприятиях, штат которого не превышает 700 человек, допускается не создавать отдельной службы охраны, а функции по выполнению такой обязанности возложить на одного специалиста. Но при условии, что в компании нет опасных и тяжелых условий труда. Если же количество работающих превышает указанные 700 человек, то тогда по закону необходимо создавать отдельно бюро или отдел охраны труда. Если создается бюро, то тогда штат такого подразделения находиться в пределах 3-5 единиц, а если создается отдел, то тогда количество должно быть не менее 6 работников.

Таким образом, существуют определенные нормативы и правила, которые регламентируют штат каждой компании, хотя в современных условиях всегда происходит оптимизация численности с целью максимизирования прибыли организации и минимизации расходов. Для оптимизации численности руководителей используется норма не та, которая установлена в документе, а та, которая поможет достичь максимальной прибыли. Сейчас в мире такая тенденция: рабочий персонал сокращается за счет оптимизации производства, а количество управленцев растет за счет расширения методик управления.

Сколько человек должен обслуживать один бухгалтер_ в каком документе это написано? В частности, нужно определить, зарплату скольким сотрудникам должен рассчитывать один бухгалтер? при работе с 1-С и со сложным расчетом зарплаты?

какого-либо документа, регламентирующего количество бухгалтеров, требуемых организации, нет. Организация определяет самостоятельно, сколько бухгалтеров должно быть у нее работать. Как осуществить расчет оптимальной численности сотрудников бухгалтерии представлено в статье в полном ответе.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Статья: КАК ПОНЯТЬ, СКОЛЬКОБУХГАЛТЕРОВ ДОЛЖНО БЫТЬ ВКОМПАНИИ?

Как понять, сколько бухгалтеров должно быть в компании?

Отвечает

Светлана Киселева Генеральный Директор группы компаний «ВнешЭкономАудит », Челябинск

Рано или поздно любой руководитель задается вопросом: оптимальна ли структура бухгалтерской службы компании? Соответствует ли численность этой службы масштабу предприятия и выполняемым функциям? Ведь «лишний» сотрудник бухгалтерии обходится организации как минимум в 300–350 тыс. руб. ежегодно, не считая единовременных затрат на подбор специалиста и организацию его рабочего места.

Показатель оптимальной численности влияет не только на величину затрат и финансовые результаты организации, но и на эффективность работы бухгалтерии в целом. Это объясняется тем, что нехватка бухгалтеров приводит к повышенной нагрузке, прежде всего на главного бухгалтера. В результате у него не остается времени на выполнение таких важных функций, как разработка методологии учета и учетной политики, контроль оформления первичных документов, а также ведения учета рядовыми сотрудниками. Вместо этого главбух вынужден брать на себя обязанности рядовых сотрудников (оформление первичных документов, составление бухгалтерских проводок). Кроме того, при большой нагрузке у сотрудников бухгалтерии не хватает времени на профессиональное развитие. Все это ведет к многочисленным ошибкам в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности, в исчислении и уплате налогов и т. п.

Определить, существует ли в Вашей организации проблема с численностью бухгалтеров, позволяют различные косвенные признаки. Вот самый явный из них: сотрудники бухгалтерии задерживаются на работе, причем не только в отчетный период, но и в межотчетный. Текучка бухгалтеров(прежде всего главбухов) тоже определенно указывает: с этой службой не все в порядке. Другие признаки того, что численность бухгалтерии не оптимальна: неоднократное предоставление налоговикам уточненных деклараций, многочисленные нарушения, выявляемые в ходе аудиторских проверок, несвоевременное получение руководством компании различной финансовой информации, отсутствие документов, регламентирующих работу бухгалтерской службы (таких как должностные инструкции, положение о бухгалтерии и т. п.).

В такой ситуации повышение заработной платы главбуху как компенсация за повышенную нагрузку – не лучшее решение; оно приемлемо только в качестве временной меры. Идеальный вариант – определить функциональные обязанности, выполнение которых ведет к чрезмерной загруженности, и передать их либо новому сотруднику бухгалтерии, либо работникам других подразделений, если те не полностью загружены.

Для расчета количества бухгалтеров, требуемого Вашей компании, можно сделать вот что*.

1. Подготовьте список всех задач, фактически выполняемых бухгалтерами. Стандартные функции бухгалтера хорошо известны – это оформление первичных документов, составление бухгалтерских проводок, расчет налогов, подготовка отчетности, заполнение деклараций, начисление зарплаты и др. При этом на бухгалтера могут быть возложены дополнительные задачи, как правило, обусловленные отсутствием в штатеорганизации определенных специалистов. Скажем, если в компании нет кадровика, бухгалтер ведет кадровое делопроизводство. А если нет юриста – занимается оформлением договоров.

Составить предварительный список обязанностей бухгалтеров Вы можете, основываясь на внутренних документах – положении о бухгалтерской службе, должностных инструкциях работников бухгалтерии. Откорректируйте получившийся перечень, оставив в нем только функции, фактически выполняемые Вашими сотрудниками. Для этого можно поручить менеджеру по персоналу провести собеседования с работниками либо выполнить хронометраж рабочего дня. Параллельно Вы выясните, насколько реальные обязанности бухгалтеров соответствуют зафиксированным в должностных инструкциях. Определив фактические функции, разделите их на две группы: регулярные (то есть выполняемые ежемесячно или ежеквартально) и эпизодические (разовые, например подготовка документов для получения банковского кредита).

2. Выясните объем операций или документов по каждому виду работ за определенный период (месяц, квартал). Установите, например, сколько первичных документов обрабатывается в компьютерной программе, а какое число таких документов (например, платежных поручений) составляется, сколько готовится налоговых деклараций. Эту работу лучше поручить главному бухгалтеру: он сможет получить нужные сведения, проанализировав деятельность организации за прошлый период.

3. Определите нормативы времени для каждой выполняемой задачи. Установите, в частности, сколько минут бухгалтер должен обрабатывать в программе одну накладную или рассчитывать отпускные для одного работника, сколько часов главбух должен затратить на составление одной декларации по каждому налогу. Для этого нужно не меньше десяти раз замерить продолжительность каждого вида работ. Затраты времени на выполнение эпизодических функций можно выяснить в ходе беседы с сотрудниками.

4. На основании полученных данных рассчитайте требуемую Вашей фирме численность бухгалтеров, воспользовавшись формулой

Ч – нормативная численность сотрудников бухгалтерии, чел.;

НТ – нормативные трудозатраты на бухгалтерское обслуживание в месяц, ч;

Кнп – коэффициент непроизводительных потерь1 (у бухгалтеровнепроизводительные потери составляют в среднем 20% – следовательно, значение коэффициента можно принять равным 1,2);

ЧРВм – чистый среднемесячный фонд рабочего времени, ч;

Ni – среднее количество операций в месяц по каждому виду нормируемых операций;

Ti – норматив времени на выполнение каждой операции, мин;

РВ – годовой фонд рабочего времени (расчет производится для 40-часо­вой рабочей недели)2, ч;

ВО – отпуск одного сотрудника за год из расчета 28 календарных или 20 рабочих дней, ч (обычно это 160 часов: 20 рабочих дней x 8 часов);

ДО – дополнительное время отсутствия работника из-за временной нетрудоспособности либо дополнительные дни отдыха и т. п.3, ч.

Сноска 1
Большая часть потерь связана с использованием рабочего времени в личных целях (отправка электронной почты, поиск личной информации в Интернете, личные телефонные разговоры, обмен новостями с сослуживцами, чаепития, перекуры), отсутствием на рабочем месте по причине опозданий, ранних уходов с работы, организационным обслуживанием рабочего места, в том числе наведением порядка и настройкой компьютера. Кроме того, потери включают в себя время, когда сотрудник находится на рабочем месте (или поблизости), но ничего не делает и даже не пытается имитировать деятельность.

Сноска 2
В 2011 году годовой фонд рабочего времени равен 1981 часу.

Сноска 3
Дополнительное время можно определить, подсчитав время отсутствия бухгалтеров по данным прошлого периода. Как правило, ежегодно работник дополнительно отсутствует около 10–15 рабочих дней.

Материалы для скачивания:

  • Смета затрат на организацию рабочего места и ежемесячное содержание дополнительного сотрудника бухгалтерии.doc 40 КБ
  • Расчет оптимальной численности сотрудников бухгалтерии.xls 23 КБ

Чем поможет эта статья: Если вам действительно нужен дополнительный сотрудник, то у вас будут аргументы для директора. Или же вы поймете, как более рационально распределить работу, чтобы обойтись без расширения штата.

От чего убережет: От неприятного разговора с директором и его недоверия.

Время от времени главный бухгалтер сталкивается с необходимостью определить, насколько оптимальна численность его подчиненных. С одной стороны, недостаточное количество бухгалтеров приводит к постоянным переработкам. С другой стороны, чрезмерно увеличивать штат бухгалтерии не дает генеральный директор, который требует очень четко обосновывать потребность в каждом дополнительном сотруднике.

Нельзя просто прийти к директору со словами: «У меня за последний год прибавилось очень много работы. Я не справляюсь, мне нужен дополнительный человек, а лучше — два». Потому что в ответ можно услышать: «А я считаю, что у вас мало работы. Я бы с удовольствием сократил бухгалтерию на одного человека, а еще лучше — на двух».

Мы уже говорили, что с руководителем нужно общаться на языке сухих цифр, а не эмоций. В этой же статье поговорим о том, как рассчитать идеальное количество сотрудников бухгалтерии, а также фонд оплаты труда для них. А потом уже можно решать, имеет ли смысл просить директора о расширении штата.

От каких факторов зависит численность бухгалтерии

Очень часто главные бухгалтеры спрашивают у меня, каково идеальное процентное соотношение бухгалтеров к общему числу сотрудников компании — 5, 10 или, может, 15 процентов? Однозначного ответа на этот вопрос нет, так как даже в похожих компаниях число специалистов бухгалтерии может отличаться в разы.

Почему же так происходит? Потому что численность сотрудников прежде всего зависит от функций, которые выполняет подразделение .

В одной из предыдущих статей мы уже говорили о том, что в различных компаниях эти функции могут существенно различаться. Например, одно дело — просто предоставлять информацию о дебиторской задолженности в другие отделы и службы. И совсем другое — самим выбивать правильные документы или деньги из не очень добросовестных контрагентов.

Второй по популярности вопрос: влияет ли на численность бухгалтерии выручка компании? Например, должна ли измениться численность, если выручка выросла с 200 тыс. руб. в день до двух миллионов? Давайте разберемся. Мы могли раньше выставлять один счет на 200 тыс. руб., а сейчас выставляем такой же счет, но на два миллиона. Численность должна измениться? Безусловно, нет. А другая компания, чтобы заработать 200 тыс. руб., должна была выставлять 20 тысяч счетов по 10 руб. каждый. И когда выручка увеличилась до двух миллионов, счетов стало уже 200 тысяч. Поэтому штат бухгалтеров этой компании также должен существенно расшириться.

Таким образом, если мы хотим определить оптимальную численность бухгалтерии, нужно учитывать не только перечень продуктов, которые она производит. Важен и объем операций, связанных с изготовлением этих продуктов.

Важная деталь

Если вы хотите определить оптимальную численность бухгалтерии, учитывайте не только перечень продуктов, которые она производит, но и объем операций, связанный с их выполнением.

И третье, от чего иногда зависит численность бухгалтерии, это уровень эффективного использования рабочего времени. Сюда относится степень автоматизации и технологичности (чем больше ручного труда, тем ниже эффективность), а также просто элементарная дисциплина и правильная мотивация.

Самое интересное, что если рост объема операций в бухгалтерии сопровождается грамотной автоматизацией работы, то численность можно и не увеличивать. Например, приобрести сканер и программное обеспечение, которое будет автоматически сохранять копии отсканированных документов в бухгалтерской программе. Современные потоковые сканеры способны обрабатывать от 15 до 100 документов в минуту. А сколько документов в час вводят ваши бухгалтеры?

Как установить оптимальную численность и фонд оплаты труда бухгалтерии

Можно выделить пять типовых позиций в бухгалтерии: главный бухгалтер, его заместитель, старший бухгалтер, младший бухгалтер и операционист.

Операционисты — это либо люди, которые вносят первичные документы в информационную систему, либо курьеры.

Младшие бухгалтеры — сотрудники, которые отвечают за несложные участки либо помогают старшим бухгалтерам.

Старшие бухгалтеры (в некоторых компаниях они называются бухгалтерами второй категории или ведущими бухгалтерами) имеют гораздо больший опыт. За ними закреплены наиболее сложные участки учета.

Заместитель главного бухгалтера — это либо методист, который отслеживает изменения в бухгалтерском и налоговом учете на всех участках. Либо человек, который помогает главбуху руководить большим коллективом.

Еще по этой теме

Как определять время, которое подчиненные должны тратить на работу, рассказано в статье «Как оценить эффективность работы и реальную загрузку каждого сотрудника бухгалтерии», опубликована в журнале «Главбухе» № 8, 2012.

Чтобы определить оптимальную численность бухгалтерии, нужно составить список задач, возложенных на нее генеральным директором. Потом рассчитать приблизительный объем времени на выполнение каждой задачи. Далее распределить задачи между названными выше позициями. Суммировать нормативное время. И представить генеральному директору расчетное количество бухгалтеров каждой квалификации: скажем, один заместитель, два старших бухгалтера, два — младших и один операционист. Затем, чтобы составить бюджет на содержание бухгалтерии, просто умножаем получившееся количество бухгалтеров на сложившийся в вашем регионе уровень зарплат . Для Москвы можно взять следующие ставки: операционист — 100 руб. в час, младший бухгалтер — 200 руб., старший бухгалтер — 350 руб., заместитель главного бухгалтера — 700 руб., главный бухгалтер — 1200 руб. в час.

Многие московские главбухи, сравнив свой оклад со ставкой 1200 руб. в час, очень удивятся, ведь они получают гораздо меньше. Причина в том, что 1200 руб. в час (или около 200 тыс. руб. в месяц) — это идеальный оклад главного бухгалтера средней компании. Такой специалист занимается только работой, соответствующей его квалификации. В реальной жизни главный бухгалтер определенное количество времени тратит на менее квалифицированную работу. Он может вести несколько участков учета, ездить в налоговую. А чем ниже сложность решаемых задач, тем ниже и зарплата.

С помощью этих расчетов можно определить идеальный состав бухгалтерии. Теперь предлагаю рассмотреть наглядный пример.

Допустим, в бухгалтерии помимо главбуха трудятся три человека: Иванова (старший бухгалтер), Петрова и Сидорова (младшие бухгалтеры). Главбуху надо определить реальный процент загрузки этих сотрудниц. Также необходимо оценить, соответствует ли их зарплата уровню выполняемой работы. Для этого руководитель заполняет таблицу (см. образец расчета бюджета времени и фонда оплаты труда бухгалтерии).

Сначала нужно составить перечень продуктов, которые производят бухгалтеры, а также затрат времени на каждый из них. Время на обработку «первички» рассчитывается исходя из объема данных, введенных в информационную систему, и нормативов на внесение документов. Получается, что старший бухгалтер Иванова вводит «первичку» 95 часов в месяц, Петрова — 50, Сидорова — 40.

Чтобы понять, сколько времени занимают звонки контрагентам, используется таблица учета рабочего времени. Иванова звонила в течение 15 часов в месяц, Сидорова — 5 часов, Петрова вообще не звонила. На саморазвитие, например на чтение бухгалтерских журналов, каждой даме выделено по 2 часа в месяц.

Отдельно стоит остановиться на строке «Резерв на непредвиденные дела». Распределяя загрузку, всего не предусмотришь, всегда найдутся мелкие дела, которые отнимают много времени. Поэтому важно в расчет оптимальной численности закладывать резерв на непредвиденные дела. Чем выше должность подчиненного, тем больше у него должен быть этот резерв.

Важная деталь

В расчет оптимальной численности необходимо закладывать резерв на непредвиденные дела. Чем выше должность подчиненного, тем больше у него должен быть этот резерв.

Итого у Ивановой получилась нагрузка в объеме 187 часов при нормативе 176 часов. Перерасход — 11 часов, или 6 процентов от рабочего времени. Петрова и Сидорова недозагружены.

Далее по каждому продукту, то есть в каждой строчке, нужно проставить уровень квалификации, необходимый для качественного выполнения данной работы. А затем умножить количество расходуемого времени на соответствующую часовую ставку (в нашем примере московскую). Что такое «Ввод “первички”»? Это работа, соответствующая ставке операциониста, то есть 100 руб/ч. Звонки контрагентам — более квалифицированный труд уровня старшего бухгалтера, то есть 350 руб/ч. И так далее.

Осталось просто посчитать, какую зарплату мы должны платить бухгалтеру за месяц. Первая — Иванова. 95 часов, расходуемых на обработку первичных документов, главбух умножает на 100 руб/ч. Получает 9500 руб. 15 часов звонков контрагентам умножает на 350 руб., итого 5250 руб/мес. И так по каждой строчке. Заключительный аккорд — сумма по столбцу. Выходит 38 400 руб. оклада. А на деле Иванова зарабатывает 40 000 руб. в месяц. Напрашивается очень интересный вывод. С одной стороны, сотрудница перегружена, но с другой — она не полностью отрабатывает даже свою нынешнюю зарплату. Поэтому просить у генерального директора прибавки для нее мы не можем. Если же провести аналогичные расчеты для Петровой, то получится 14 480 руб. при фактической зарплате 25 000 руб. И это неудивительно, учитывая огромные резервы времени, которыми она обладает.

Так почему же у старшего бухгалтера Ивановой такой перекос? Потому что она больше половины своего времени занимается работой, не соответствующей ее квалификации. Чтобы Иванова все успевала, нужно всего лишь делегировать часть своих функций двум другим сотрудницам.

Этот пример отлично показывает, что перед тем, как выбивать у генерального директора дополнительного сотрудника, необходимо разобраться, все ли внутренние резервы повышения эффективности использованы . Возможно, простое перераспределение обязанностей между имеющимися бухгалтерами устранит проблемы с нехваткой кадров.

Статья напечатана в журнале "Главбух" № 12, 2012